Até um tempo atrás, não recebia muitos e-mails, e por vezes, ele era até mesmo sub-utilizado.

Entretanto, passei a me cadastrar em listas de discussão sobre Python, PHP, entre outros assuntos que me interessam, e somados ao fato de que o blog está crescendo, e na faculdade, o contato para fazer trabalhos são na maior parte via e-mail, a quantidade de mensagens de correio eletrônico que passei a receber aumentaram em torno de uns 400%.

Como fazer então para me organizar e não perder nada de importante?

A caixa prioritária do Gmail! – Acredito que muitos pensarão isso. Porém a caixa prioritária é apenas um pequeno espaço na qual ficam algumas de suas mensagens mais importantes segundo o algoritmo do Google.

Sendo assim, somente a caixa prioritária não me servia, sem contar outros fatores, como por exemplo, quando passei a receber essa quantidade de e-mails, não existia a caixa prioritária ainda =)

Então vamos ao que interessa!

Antes de mais nada vamos criar um marcador…

Mas o que é esse tal de marcador?

Um nome auto-sugestivo, serve para marcar seus e-mails. Ou depois do que aprenderemos nesse post, você pode entender como uma “pasta” em seu webmail para guardar suas mensagens.

Criando um marcador…

Esse é um processo absurdamente complicado e difícil de fazer, então pegue um café, alongue seus músculos e mãos a obra!

Acesse o menu ‘Marcadores’ que fica logo ali, próximo ao ‘Mais ações’, ‘Mover para’, etc. e selecione a opção: ‘Criar novo’.

Escolha um nome, e clique em OK. Pronto, nosso marcador já está criado.

Você deve estar se perguntando, o que fazer agora? O marcador foi criado, e daí?

Sem pressa que chegaremos lá.

Podemos esquecer um pouco o marcador nesse momento, ele será útil mais adiante, após definirmos o filtro de nossas mensagens.

Para que serve o filtro de e-mail?

Como o próprio nome já nos sugere, ele serve para filtrar seus e-mails de acordo com várias regras pré-definidas por você, como por exemplo enviar e-mails de um certo destinatário para a lixeira, ignorar a caixa de entrada, aplicar um marcador, entre outras.

Em apenas duas etapas, criaremos nosso filtro, e nossas mensagens estarão devidamente organizadas em nossa caixa de entrada.

Primeira etapa: Criando o filtro

A maneira mais simples de filtrar um e-mail, é selecionando o que deseja filtrar, e no menu ‘Mais ações’ clicar em: ‘Filtrar mensagens assim’.

Após selecionar a opção acima, uma nova tela será aberta, e nela será definida os critérios que o Gmail deve usar para filtrar as mensagens que acabarem de chegar em seu e-mail.

Dentre as opções nessa primeira etapa temos:

  • De: Filtra todas as mensagens que chegarem do remetente especificado
  • Para: Filtra as mensagens que chegarem para você e que contém como destinatário um endereço de e-mail em específico
  • Assunto: Filtra as mensagens que contiverem no assunto as palavras que você definir nesse campo
  • Com as palavras: Filtra o e-mail que contiver as palavras aqui definidas no corpo da mensagem
  • Não possui: Filtra as mensagens que Não tiverem a palavra especificada nesse campo. Notem que é um campo amplo, e deve ser usado com cautela.

Note que você não precisa e nem é obrigado preencher todos os campos, geralmente apenas um basta, e este, seguindo os passos aqui indicado, provavelmente o Gmail já terá preenchido por você.

Concluindo essa primeira etapa, já teremos definido o que queremos filtrar. Vamos então para a próxima etapa, na qual decidiremos o que fazer com as mensagens filtradas.

Segunda etapa: Definindo a ação

Nesta tela, temos as seguintes opções:

  • Ignorar caixa de entrada (arquivar): Selecionando essa opção, sua mensagem não será excluída, você não deixará de receber a mensagem e muito menos sumirá para sempre de sua caixa de entrada. O que ela faz é não mostrar a mensagem na caixa de entrada padrão, porém você poderá visualizar a mesma ao clicar em ‘mais’ no menu lateral esquerdo, no campo ‘Todos os e-mails’.
  • Marcar como lida: Selecionando essa opção, toda mensagem filtrada será marcada como lida automaticamente, assim que chegar em sua caixa de entrada.
  • Marcar com estrela: O e-mail que você filtrou é importante para você? marque essa opção, e toda vez que esse tipo de mensagem que você filtrou na etapa anterior chegar para você, ele será automaticamente marcado com uma estrela.
  • Aplicar o marcador: Com essa opção, as mensagens filtradas receberão o marcador escolhido por você no momento do recebimento da mesma.
  • Encaminhar: Recebe algum tipo de e-mail que gostaria de encaminhar automaticamente para um outro endereço? basta selecionar essa opção e adicionar um endereço de encaminhamento no menu ‘configurações’ > ‘Encaminhamento e POP/IMAP’.
  • Excluir: Aquelas newsletters de loja que você se cadastrou já estão te enchendo, mas você não quer cancelar o recebimento e nem “denunciar SPAM”? Marque essa opção e as envie diretamente para lixeira e economize alguns cliques do mouse.
  • Nunca enviar para SPAM: Fez um cadastro importante em um site, e tem que receber e-mails deste. Mas o Gmail insiste em mandar o e-mail para a caixa de SPAM? selecione essa opção e não tenha mais que ficar procurando aquele e-mail importante junto a inúmeras mensagens que você gostaria que nunca tivesse chegado a seu e-mail.
  • Sempre marcar como importante e Nunca marcar como importante: Essas duas últimas opções, são exclusivas para quem utiliza a caixa prioritária do Gmail. Os nomes são auto-sugestivos e acredito que não restam dúvidas a respeito destas.
  • Aplicar esse filtro também às X conversas abaixo: Neste item, o Gmail já fez previamente uma busca nas mensagens que se encaixam no filtro e as mostram logo abaixo, ou seja, seu filtro pode funcionar até mesmo para as mensagens que já chegaram poupando bom trabalho nessa questão.

Na minha caixa de entrada, eu organizo meus e-mails por determinado assunto das listas de discussão que participo: Python, phpdf, web2py… E também por determinados e-mails que são também muito importantes para mim, como por exemplo, os que chegam através do formulário de contato do blog, os e-mails do OlharDigital, da faculdade e do FLISOL DF que faço/fiz parte da organização.

Dessa forma, esses e-mails nem chegam a aparecer na caixa de entrada, simplesmente indo direto para o marcador, que funciona como uma “pasta”.

Ok, mas como fazer isso?

Utilizando os passos que ensinei acima.

As ações que utilizei para ficar assim, na segunda etapa são: Ignorar caixa de entrada (arquivar) e Aplicar o marcador. Simples assim =)

E você? Utiliza muito seu e-mail? como você faz para organiza-lo? deixe um comentário e nos siga no Twitter!